Dalam dunia logistik dan pengiriman, ada banyak hal yang perlu diperhatikan agar barang bisa sampai ke tujuan dengan aman dan tepat waktu. Salah satu hal penting yang sering kali diabaikan adalah dokumen pengiriman barang. Nah, kalau kamu sedang menjalankan bisnis yang berkaitan dengan pengiriman atau baru mau memulai, memahami dokumen ini adalah hal yang wajib.

Sebagai penyedia jasa pengiriman atau pelaku bisnis, kami memahami betapa pentingnya proses administrasi yang rapi dan sesuai prosedur. Untuk itu, kami akan jelaskan lima dokumen pengiriman barang yang wajib kamu ketahui dan siapkan agar proses pengiriman berjalan lancar tanpa kendala.

1. Surat Jalan (Delivery Order)

Surat jalan adalah dokumen paling dasar dan wajib dalam setiap pengiriman barang. Dokumen ini berisi informasi penting seperti:

• Nama pengirim dan penerima

• Alamat tujuan

• Deskripsi barang

• Jumlah unit

• Nomor kendaraan (jika menggunakan transportasi darat)

Surat jalan ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan digunakan oleh pengemudi serta penerima sebagai konfirmasi barang sampai dengan lengkap. Pastikan kamu menyimpan salinan surat jalan ini sebagai arsip dan bukti sah transaksi.

2. Faktur atau Invoice

Faktur atau invoice adalah dokumen resmi yang menunjukkan nilai transaksi dari barang yang dikirim. Dokumen ini biasanya dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli. Di dalamnya terdapat informasi seperti:

• Rincian barang

• Harga satuan dan total

• Pajak (jika ada)

• Tanggal transaksi

Invoice penting untuk proses pembayaran dan pencatatan keuangan perusahaan. Tanpa invoice yang jelas, transaksi bisa dianggap tidak sah dan bisa menyebabkan masalah di kemudian hari.

3. Packing List

Packing list sering kali disamakan dengan surat jalan, padahal keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Packing list adalah dokumen yang merinci isi dari paket atau kontainer yang dikirim. Misalnya, jika kamu mengirimkan 10 dus barang, packing list akan merinci isi dari masing-masing dus tersebut.

Dokumen ini sangat membantu saat proses pengecekan di gudang maupun saat barang sampai di tangan penerima. Packing list juga menjadi bukti tambahan bahwa semua barang telah dikemas dan dikirim sesuai pesanan.

4. Bill of Lading (B/L)

Bill of Lading merupakan dokumen penting dalam pengiriman barang antarnegara atau pengiriman besar via laut. Dokumen ini berfungsi sebagai:

• Bukti kepemilikan barang

• Kontrak pengangkutan antara pengirim dan pihak jasa pengiriman

• Tanda terima barang

Ada dua jenis utama B/L yaitu Original Bill of Lading dan Telex Release. Pastikan kamu memahami perbedaannya karena berkaitan erat dengan waktu dan metode pengambilan barang di pelabuhan tujuan.

5. Surat Pernyataan atau Dokumen Tambahan Lain

Tergantung jenis barang dan tujuan pengiriman, bisa jadi kamu membutuhkan dokumen tambahan seperti:

• Surat pernyataan tidak mengandung bahan berbahaya

• Sertifikat asal barang (Certificate of Origin)

• Dokumen bea cukai (untuk pengiriman internasional)

• Asuransi pengiriman

Khusus untuk pengiriman barang-barang berisiko tinggi seperti elektronik, barang berharga, atau bahan kimia, penting untuk memiliki dokumen tambahan sebagai bentuk perlindungan hukum dan jaminan keamanan.

Menyiapkan dokumen pengiriman barang memang terlihat rumit di awal, tapi kalau kamu sudah terbiasa dan tahu alurnya, semuanya akan terasa lebih mudah. Ingat, dokumen-dokumen ini bukan sekadar formalitas. Mereka adalah bagian dari sistem logistik yang menjamin setiap barang bisa sampai ke tujuan dengan aman, tepat, dan sah secara hukum.

Kami sarankan kamu untuk membuat checklist dokumen setiap kali akan mengirim barang, baik dalam skala kecil maupun besar. Hal ini akan meminimalkan risiko kehilangan, keterlambatan, atau bahkan penolakan barang di tempat tujuan.

Jika kamu mencari jasa pengiriman barang, gunakan saja jasa Kirim Door To Door!