Ada sejumlah informasi penting yang harus diisi dengan benar saat mengirim barang, lho. Baik untuk keperluan bisnis maupun pribadi informasi ini wajib kamu isi.

Pasalnya, kesalahan dalam pengisian data bisa berdampak serius, mulai dari keterlambatan pengiriman hingga barang tidak sampai ke tujuan. Oleh karena itu, memahami dan mengisi informasi pengiriman dengan tepat menjadi hal yang sangat krusial.

Pada artikel ini, kami akan membahas secara lengkap tentang informasi yang harus diisi dalam proses pengiriman barang. Dengan mengikuti panduan ini, kamu bisa meminimalkan risiko kesalahan dan memastikan barang sampai ke tangan penerima dengan aman dan tepat waktu.

1. Nama dan Alamat Lengkap Pengirim

Informasi pertama yang wajib diisi adalah nama dan alamat lengkap pengirim. Ini penting sebagai identitas pengirim sekaligus referensi jika terjadi masalah dalam pengiriman, misalnya jika barang perlu dikembalikan.

Tips:

• Gunakan nama asli dan alamat yang lengkap, termasuk nama jalan, nomor rumah, RT/RW, kelurahan, kecamatan, kota/kabupaten, dan kode pos.

• Sertakan nomor telepon aktif agar kurir bisa menghubungi kamu jika dibutuhkan.

2. Nama dan Alamat Lengkap Penerima

Sama pentingnya dengan data pengirim, informasi penerima harus diisi dengan sangat akurat. Jangan sampai ada kesalahan penulisan nama atau alamat yang bisa menyebabkan barang tidak sampai.

Hal yang perlu diperhatikan:

• Pastikan nama penerima sesuai dengan identitas yang berlaku, terutama jika pengiriman dilakukan ke kantor atau institusi.

• Alamat tujuan harus jelas dan mudah dipahami, serta dilengkapi kode pos yang benar.

• Cantumkan nomor telepon penerima untuk memudahkan komunikasi saat proses pengantaran.

3. Jenis dan Deskripsi Barang

Bagian ini sering dianggap sepele, padahal sangat penting terutama untuk proses pengecekan oleh pihak ekspedisi. Deskripsi barang membantu petugas logistik dalam penanganan dan penataan barang selama pengiriman.

Contoh pengisian deskripsi barang:

• “Dokumen penting – Kontrak kerja”

Menjelaskan isi paket secara ringkas tapi jelas bisa menghindari salah penanganan, terutama untuk barang pecah belah atau elektronik.

4. Berat dan Dimensi Barang

Sebagian besar jasa pengiriman menghitung ongkos kirim berdasarkan berat aktual atau volumetrik (dimensi barang). Maka dari itu, penting untuk mengisi data berat dan ukuran paket secara tepat.

Tips mengukur:

• Timbang barang menggunakan timbangan digital agar lebih akurat.

• Ukur panjang, lebar, dan tinggi paket (dalam satuan cm).

• Jika tidak yakin, kamu bisa minta bantuan petugas ekspedisi untuk menghitungkan secara langsung di gerai mereka.

5. Jenis Layanan Pengiriman

Setiap jasa ekspedisi biasanya menyediakan beberapa pilihan layanan, seperti reguler, express, same day, atau kargo. Kamu perlu memilih layanan yang sesuai dengan kebutuhan dan urgensi pengiriman.

Pertimbangkan hal ini saat memilih layanan:

• Jarak dan estimasi waktu pengiriman

• Budget atau biaya yang tersedia

• Karakteristik barang (misalnya, barang cepat rusak sebaiknya menggunakan layanan kilat)

6. Nilai Barang (Untuk Asuransi)

Jika kamu mengirimkan barang berharga, sebaiknya cantumkan nilai barang untuk keperluan asuransi. Ini akan memberikan perlindungan jika terjadi kerusakan atau kehilangan selama proses pengiriman.

Biasanya, ekspedisi akan memberikan opsi tambahan untuk asuransi berdasarkan nilai barang yang dikirim. Biayanya bervariasi, tetapi sangat layak dipertimbangkan untuk keamanan ekstra.

7. Instruksi Khusus (Opsional)

Beberapa pengiriman membutuhkan catatan atau instruksi khusus. Misalnya, “jangan dibalik”, “barang mudah pecah”, atau “FRAGILE”. Meski bersifat opsional, informasi ini bisa sangat membantu kurir saat menangani paket.

Mengisi data pengiriman barang memang terlihat sederhana, tetapi kenyataannya tidak bisa dianggap enteng. Informasi yang kita cantumkan menjadi dasar bagi pihak ekspedisi untuk memproses dan mengirimkan barang dengan lancar. Salah satu langkah terbaik yang bisa kita lakukan adalah memeriksa kembali semua data sebelum paket dikirim.

Dengan memperhatikan poin-poin di atas, kami yakin proses pengiriman barang kamu bisa berjalan lebih aman, cepat, dan tanpa kendala. Jadi, sebelum mengirimkan barang berikutnya, pastikan semua informasi penting sudah terisi dengan benar.